In diesem Artikel möchte ich nicht nur auf die Neuerungen, sondern auf die wichtigsten Punkte der ISO 19011:2018 eingehen.

Zusammenfassung der grundsätzlichen Änderungen:

  • Ergänzung der Grundsätze von Audits in Richtung eines risikobasiertem Ansatz
  • Erweiterung des Auditmanagementprozesses einschl. der Risiken
  • Erweiterung der Auditplanung
  • Kompetenzen von Auditoren

 

1.   Inhalte der ISO 19011:2018

 ISO 19011 Auditrakete

Beschrieben wird, wie bereits bekannt aus der IATF16949 und den VDA Bänden VDA 6.3 Prozessaudit und VDA 6.5 Produktaudit, die sogenannte „Auditrakete“.

 

 

2. Risikobewertung für die Aspekte durchführen

 

Jeder der Punkte aus der Auditrakete muss nun einer Risikobewertung unterzogen werden. Bei dieser Risikoanalyse gilt es verschiedene Faktoren zu identifizieren, die den Auditprozess evtl. gefährden können.

 

Auditprogramm

Frequenz ausreichend

Ist die Auditfrequenz grundsätzlich ausreichend? Gibt es vielleicht organisatorische Änderungen, die eine Anpassung der Auditfrequenz nach sich ziehen sollte? Die Auditfrequenz sollte in regelmäßigen Abständen auf Stimmigkeit geprüft werden.

 

Auditoren Ressourcen vorhanden

Die Organisation muss dafür sorgen, dass ausreichende Ressourcen für die benötigten Audits zur Verfügung stehen. Das gilt sowohl für interne als auch externe Auditoren.

 

Auditoren Kompetenzen vorhanden

Die Kompetenzen der internen und externen Auditoren müssen sicher nachgewiesen werden können. Das Unternehmen sollte seine internen Auditoren regelmäßig schulen, um immer ausreichende Kompetenzen sicherzustellen.

 

Vorbereitung:

Dokumente verfügbar

Zu Jedem Audit ist es wichtig, dass die relevanten Dokumente vorliegen. Das vereinfacht nicht nur den Prozess, sondern sorgt auch für einen professionellen Auftritt. Nichts ist schlimmer als in einem anfangen zu müssen die Dokumente zu sammeln. Sorgen Sie im Vorfeld eines Audits dafür, dass alle wichtigen Dokumente verfügbar sind – nicht nur auf den Servern, sondern auch als Ausdruck.

 

Spezialisten Pool verfügbar

Die richtigen Mitarbeiter in einem Audit sind ebenso wichtig wie die Dokumente. Detailfragen kann das Management auch häufig nicht beantworten, daher ist es wichtig alle Experten am Tisch zu haben. Erklären Sie Ihren Experten was auf Sie zukommt. Holen Sie sie ins Boot und erläutern Sie die Wichtigkeit des Einsatzes. Stellen Sie auch dar, dass durchaus auch kritische Fragen gestellt werden können.

 

QSV vereinbart

Die Qualitätssicherungsvereinbarung oder QSV regelt den Umgang von Qualitätsthemen mit den Lieferanten. Sie ist ebenso wichtig, wie abgestimmte Q-Dokumente mit den Kunden. Für das Audit eines Managementsystems ist eine QSV ein wichtiger Bestandteil.

 

Durchführung:

Zeitplanung ausreichend

Die Durchführung des Audits ist ebenfalls ein wichtiger Punkt und lässt sich nur eingeschränkt planen. Planen Sie Pufferzeiten für unvorhersehbare Themen ein. Es kommt immer mal wieder vor, dass ein Auditor auf einer Themenstellung stehenbleibt und es länger dauert als geplant. Das wichtigste bei einem Audit: Seien Sie flexibel.

 

Anwesende

Da ein Audit meistens vorab in inhaltliche Blöcke aufgeteilt ist, sollten Sie die relevanten Mitarbeiter entsprechend informieren. Informieren Sie sie auch über Entwicklungen, die nicht absehbar waren. Fällt ein Block z. B. aufgrund fehlender Zeit komplett weg, sorgen Sie rechtzeitig für einen transparenten Informationsfluss zum Mitarbeiter.

 

Akzeptanz

Audits sind in gewisser Weise ein Stress-Test für eine Organisation. Im Vorfeld sind die Beteiligten und das Management tlw. angespannt, was verständlich ist. Schaffen Sie Akzeptanz für das Audit und den gesamten Prozess, indem Sie die Vorteile für die Organisation hervorheben.

 

Bewertung / Ergebnisdarstellung:

Die nachfolgenden Punkte beschäftigen sich mit den Ergebnissen des Audits.

 

Rückverfolgbarkeit

Ist ein bestimmter Punkt in besonderer Weise aufgefallen, so ist die Rückverfolgbarkeit umso wichtiger. Für die Dokumentation der Fortschritte, die im Nachgang des Audits stattfinden sollten ist eine korrekte Rückverfolgbarkeit der Haupt- und Nebenabweichungen von besonderer Wichtigkeit.

 

Umfang

Der Umfang der Ergebnisdarstellung sollte so lang wie nötig und so kurz wie möglich sein. Wichtig ist bei den Umfängen auch der folgende Punkt der Verständlichkeit.

 

Verständlich

Die Ergebnisdarstellung muss verständlich sein. Wichtig ist, dass sie kontextunabhängig ist. D. h. ein Mitarbeiter, der ein halbes Jahr nach dem Audit den Bericht liest sollte verstehen um was/wen es geht und eventuelle Maßnahmen präzise überprüfen können.

 

Archivierung

Die Ergebnisse des Audits müssen fachgerecht archiviert und den relevanten Personen zugänglich gemacht werden.

 

Maßnahmen

Die vereinbarten Maßnahmen müssen deutlich mit Zeitschiene, Verantwortlichkeit und messbaren Ergebnissen belegt werden.

 

Nachbereitung und Abschluss:

 

Maßnahmen-Verfolgung

Nach dem Audit ist vor dem Audit. Wenn Sie sich dieser Einstellung hingeben, macht es das Umsetzen der Maßnahmen nicht nur zu einen reinen Audit-Befriedigungsaktion, sondern schafft nachhaltig einen positiven Effekt.

 

Wirksamkeitsprüfung

Wenn Sie für bestimmte Themenstellungen aus dem Audit Maßnahmen vereinbart haben, müssen Sie prüfen, ob diese auch den gewünschten Effekt haben. Prüfen Sie z. B. mit Hilfe einer Ursache-Wirkung-Analyse, ob die Maßnahme erfolgreich war.

 

Nachaudit

Ein Nachaudit hilft Ihrer Organisation den Fokus auf die Themen und die Maßnahmen nicht zu verlieren. Darüber hinaus hält ein Nachaudit einen gewissen Druck auf das Team, das für die Umsetzung der Maßnahmen verantwortlich ist, aufrecht.

 

Eskalation

Manchmal kann es sein, dass im Rahmen eines Audits bzw. der Aufarbeitung der Auditergebnisse eine Eskalation stattfinden muss. Seien Sie hierbei vorsichtig und bedenken Sie gut welche Auswirkungen Ihre Eskalation haben wird. Gehen Sie Schritt für Schritt durch und bedenken Sie die Themenstellungen.

 

Auditabschluss

Der Auditabschluss sollte offiziell kommuniziert werden. Die Mitarbeiter haben viel Zeit in die Vorbereitungen und die Umsetzung der Themen gesteckt. Schätzen Sie den Einsatz wert und heben Sie nochmal die Wichtigkeit für die Organisation hervor.

 

Auditprogramm muss überwacht werden. Die Ergebnisse fließen in die IATF Managementbewertung ein! Sinnvolle Darstellung im Turtle: „Auditprozess“

 

3. Auditoren-Kompetenz

 

Anhand eines Beispiels möchte ich die Ermittlung bzw. Vorgehensweise der Auditoren-Kompetenz darstellen (mögliche Grundlage zu einer Prozessbeschreibung):

  1. Input:
  2. Kundenforderungen
  3. Eigene Anforderungen
  4. Normanforderungen
  5. Industriebezogene Anforderungen

 

  1. Ermittlung der Kompetenztiefe:
    1. Benötigte Kompetenztiefe
    2. Vorhandene Kompetenztiefe
  1. Gap-Analyse
    1. Interne Auditoren
    2. externe Auditoren / Dienstleister
  1. Schulungsermittlung
    1. Interne Schulungen verfügbar
    2. Externe Schulungen verfügbar
    3. Budgetermittlung
  1. Kompetenzprüfung z.B. Reifegradermittlung (Regeltermine)
    1. Interne Auditorenbewertung (ggf. Abspreche mit HR / Betriebsrat)
    2. Externe Auditorenbewertung

4. Bewerten von QM Methoden

 

Einige Auditstandards erwarten von seinen Auditoren berechtigterweise sehr gute QM Methoden Kenntnisse. Hier gibt es als Empfehlung einen Auditorenstandard vom VDA-QMC für eine Art „Reifegradbewertung“ von QM-Methoden:

 

Auf dieser Seite können Sie sich direkt vom VDA QMC den VDA Standard zum Qualitätsmanagement Methodenassessment runterladen

Das QM Methoden Assessmenttool finden Sie im VDA QMC Webshop . Dieses können Sie kostenlos bestellen.

 

Als regelmäßiger Anwender kann ich dieses Tool besonders für „neue“ Auditoren sehr empfehlen. Dieses Tool beinhaltet die wichtigsten QM Methoden (FMEA, 8D, MSA, SPC, PFU, MFU usw.) Eigene Methoden sind für „Profis“ erweiterbar.

 

Kurze Beschreibung zum QM Methodenassessment:

Für die einzelne Methoden sind standardisierte Fragen von einem sehr erfahrenen Team erstellt worden. Diese Fragen sind prozessorientiert diverse Kategorien wie z.B. Input, Output usw. zugeteilt. Dadurch ergibt sich nach der Bewertung ein Reifegrad der QM Methode. Dieser sehr gut einer Kennzahl bzw. Erfüllungsgrad zugeordnet werden kann. Diese Fragen sind in „Formaler“ Form und „Inhaltlicher“ Form gestellt. Somit kann hier einmal die Prozessbeschreibung (Formal) und die Umsetzung in der Praxis (Inhaltlich) zugeteilt und separat bewertet werden. Der Bericht bzw. das Ergebnis wird dann automatisch in  „%“ oder grafisch dargestellt.

 

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die ISO 19011 in ihrer 2018er Fassung einige wichtige Neuerungen enthält. Die Inhalte der 19011 sind bereits in Teilen in anderen Normen angerissen worden. Die Auditrakete dient weiterhin als Basis.

Darüber hinaus ist Ansatz zur Risikobewertung neu aufgesetzt worden. Auch die Kompetenzen der Auditoren werden tiefergehend beleuchtet.

 

Was sind Ihre Fragen zu der 19011:2018? Schreiben Sie gerne einen Kommentar zu Ihren Fragen oder Hinweisen.